Ustawa o ochronie sygnalistów a ESG – nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Sygnalista i działania niezgodne z prawem, czyli kto i co? 

Kim jest „sygnalista”?  

Ustawa definiuje go tak: „sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą”. Zatem sygnalistą może być osoba zarówno pracująca na etacie, osoba pracująca na podstawie umowy zlecenia, wolontariusz, jak również osoba, która dopiero bierze udział w rekrutacji. „Kontekst związany z pracą” daje możliwość zakwalifikowania na listę sygnalistów również akcjonariuszy spółki oraz pracowników dostawców.

Czego może dotyczyć zgłoszenie i jak rozumieć pojęcie „naruszenia”?  

Należy je rozumieć bardzo szeroko jako działania, które są niezgodne z prawem i dotyczą m.in.: korupcji, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, ochrony środowiska, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa transportu, bezpieczeństwa produktów, ochrony konsumentów. Zgłoszenie może dotyczyć również nieprzestrzegania wewnętrznych procedur, w tym standardów etycznych przyjętych przez organizację. W ustawie w art. 3 ust 1 i 2 znajduje się szczegółowy wykaz obszarów, które są objęte ustawą. Szeroko dyskutowaną kwestią było dodanie kategorii naruszeń związanych z prawem pracy, które ostatecznie nie znalazły się w ustawie bezpośrednio, nawet w takim zakresie jak naruszenia przepisów BHP, mobbingu czy dyskryminacji. W takich wypadkach pracownik będzie musiał szukać innej drogi prawnej – o ile dojdzie do naruszeń.   

Sygnalista w kulturze polskiej a kultura speak-upu 

Bycie „sygnalistą” zawsze było (i mimo nowych regulacji) i tak będzie trudne. Taka postawa wymaga przede wszystkim odwagi, wysokich standardów etycznych i poczucia sprawiedliwości po stronie osoby, która zdecyduje się zgłosić naruszenie. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy mówimy o miejscu pracy jest to trudne – w pracy każdy ma określone miejsce w strukturze, rolę i zadania. Dodatkowo, w polskiej kulturze ugruntowało się podejście, że o pracy czy szefie nie mówimy źle i nawet jeśli jest coś nie tak, to powinno “zostać” toza drzwiami firmy. Bardzo długo osoby sygnalizujące naruszenia dostawały łatkę „donosiciela” czy „kapusia”. Nawet drobna krytyka nie była i wielu miejscach nadal nie jest dobrze widziana. Na szczęście to się zmienia. Nowa regulacja daje narzędzia do tego, żeby informacja o nieprawidłowościach, w bezpieczny dla zgłaszającego sposób, trafiła do osób odpowiedzialnych w firmach za przestrzeganie prawa.

Dlatego też warto promować „kulturę speak upu” – czyli podejście, w którym pracownicy nie obawiają się otwarcie mówić o problemach oraz nieprawidłowościach, które dostrzegają lub których doświadczają. Dane nie kłamią: około 43% wykrytych nadużyć wewnętrznych w badanych firmach w 2023 roku zostało wykrytych dzięki różnym kanałom zgłaszania nieprawidłowości. Jest to o 3 razy więcej niż w przypadku nadużyć wykrytych w ramach audytów. Sformalizowanie kanałów zgłoszeń dwukrotnie zmniejsza straty wynikające z naruszenia. 

Dlaczego wiedza o naruszeniach jest tak ważna? 

Do naruszeń prawa i różnych nieprawidłowości może dochodzić w wielu firmach i jest to zawsze duże ryzyko dla organizacji. Oczywiście skala i waga naruszenia oraz jego konsekwencje mogą być różne, niemniej ważne jest to, żeby WIEDZIEĆ, że coś takiego się dzieje. Scenariuszy zdarzeń, jeśli chodzi o to co dzieje się z informacją o tym, że do naruszenia doszło, jest kilka.  

W organizacjach, w których dobrze funkcjonuje kultura speak upu, informacja szybko dociera do osób odpowiedzialnych – co pozwala na szybką reakcję i podjęcie środków zaradczych. Daje to szansę na to, że informacja nie trafi na zewnątrz, co uchroni firmę przed brzemiennymi w skutkach konsekwencjami, również na gruncie reputacji. Warto więc zadbać o to, żeby wiedzieć o naruszeniach, podejmować stosowne i konsekwentne kroki by je niwelować, a pracowników umacniać w poczuciu, że o naruszeniach mogą mówić otwarcie. Oczywiście nie jest to standard, a do naruszeń dochodzi i będzie dochodzić – właśnie dlatego powstała ustawa. Sformalizowanie i nałożenie obowiązku na firmy ma z jednej strony wziąć pod ochronę sygnalistę, z drugiej strony, jako konsekwencja, spowodować przestrzeganie prawa i norm etycznych przez firmy.

Jakie obowiązki dla przedsiębiorstw przewiduje ustawa o sygnalistach i kto jej podlega? 

 Ustawa dotyczy podmiotów, które zatrudniają 50 i więcej osób. Warto zauważyć, że na przygotowanie wszystkich niezbędnych mechanizmów i funkcjonujących kanałów zgłoszenia zostało już niewiele czasu. Kluczowe działania, które należy podjąć to:  

• ustanowić lub dostosować istniejące procedury do nowych wymagań,  
• zbudować kanały zgłaszania naruszeń,  
• ustanowić funkcje i osoby odpowiedzialne w całym procesie,  
• przeprowadzić konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, 
• rozpoczęcie i kontynuacja procesu informowania pracowników o procedurze zgłoszeń, rejestr zgłoszeń, ich rozpatrywanie, 
• ustalić tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi.  

Jednocześnie ustawa nakłada sankcje na organizacje, które nie dostosują się do wymagań lub dopuszczą się działań odwetowych na sygnaliście. 

Czy sygnalista musi zgłosić się do pracodawcy? 

Sygnalista może skutecznie ominąć etap zgłoszenia wewnętrznego. Co może być (i prawdopodobnie będzie) częstą praktyką w firmach, w których brakuje kultury opartej na zaufaniu, a wśród pracowników istnieją obawy, że nawet anonimowe zgłoszenie, może tak naprawdę wcale takie nie być. W takim wypadku sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do wskazanych w ustawie organów, czyli do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do właściwego organu publicznego (np. UOKIK, Krajowej Administracji Skarbowej czy Inspekcji Handlowej). Co ważne, instytucja na żądanie zgłaszającego wydaje mu zaświadczenie o tym, że jest sygnalistą, więc przysługuje mu ochrona. W szczególnych przypadkach, sygnaliści mogą dokonać ujawnienia publicznego nieprawidłowości (m.in. w mediach).  

Ochrona i odpowiedzialność sygnalisty 

Sygnaliści w świetle ustawy mają być chronieni. Przede wszystkim jest chroniona tożsamość sygnalisty, a do jego zgłoszenia mają dostęp jedynie osoby wskazane przez pracodawcę w procedurze. Za niedochowanie tego obowiązku i ujawnienie tożsamości sygnalisty są przewidziane sankcje.  

Sygnalista jest chroniony od momentu dokonania zgłoszenia. Warunkiem ochrony, jest to, że ma uzasadnione podstawy,żeby sądzić, że informacja, którą przekazuje jest prawdziwa i narusza prawo. Celowe zgłoszenia fałszywych informacji prowadzą do pociągnięcia do odpowiedzialności samego sygnalisty. Ochrona sygnalisty oznacza również, że zakazane są działania odwetowe, ponieważ istnieje ryzyko, że mogą być podjęte jako skutek dokonania zgłoszenia.  

Za działania odwetowe uznaje się m.in. rozwiązanie umowy o pracę, pominięcie przy awansach, przeniesienie na niższe stanowisko, pominięcie w szkoleniach czy nawet mobbing. Oczywiście pracodawca może podjąć te wszystkie decyzje w oparciu o prawo pracy, ale muszą być one spowodowane innymi okolicznościami niż zgłoszenie, np. oceną pracy pracownika-sygnalisty.